Eigentümer einer Wohnung in einem Mehrfamilienhaus sind verantwortlich für die Verwaltung. Diese Aufgabe kann entweder an eine externe Hausverwaltung übertragen oder selbst übernommen werden.

Gemäß dem Wohneigentumsgesetz (WEG) ist die Verwaltung von Mehrparteien-Immobilien vorgeschrieben. Diese kann jedoch sowohl durch eine externe Hausverwaltung als auch durch die Eigentümer selbst erfolgen, wodurch Kosten eingespart werden können. Allerdings ist dies mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden und kann zu Meinungsverschiedenheiten in Eigentümergemeinschaften führen, was Konfliktpotenzial birgt. Zudem erfordert die Immobilienverwaltung ein fundiertes Verständnis in kaufmännischen, rechtlichen und technischen Belangen.

Die Entscheidung, die Hausverwaltung auszulagern, sollte individuell getroffen werden. Julia Wagner, Leiterin Zivilrecht beim Eigentümerverband Haus und Grund, betont: „Es kann sinnvoll sein, wenn man als Vermieter nicht vor Ort lebt und sich nicht um alle Belange selbst kümmern kann oder wenig Ahnung von der Materie hat“. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Haftungsfrage: Ein weiterer Aspekt sei die Haftungsfrage: „Gibt ein Vermieter die Verwaltungsaufgaben an eine professionelle Verwaltung ab, haftet diese – zumindest im Innenverhältnis – auch bei Fehlern“, erklärt Wagner.

Aufgaben einer WEG nach Absprache

Um einen externen Hausverwalter zu beauftragen, muss eine Eigentümergemeinschaft gemäß § 25 Abs. 1 WEG einen entsprechenden Beschluss fassen, wobei mindestens 50 Prozent der Wohnungseigentümer zustimmen müssen. Expertin Wagner hebt hervor, dass der erste Verwalter einer Gemeinschaft nur für drei Jahre bestellt werden darf, während folgende Bestellungen für fünf Jahre möglich sind.

Die genauen Aufgaben, die die Hausverwaltung übernimmt, werden vertraglich zwischen den Eigentümern und dem Verwalter festgelegt, ohne dass es rechtlich bindende Vorgaben gibt. Wagner erklärt, dass das Aufgabenspektrum individuell vereinbart werden kann. Alle nicht vergebenen Aufgaben obliegen dem Eigentümer oder einem Vertreter der Eigentümergemeinschaft.

Im Allgemeinen kann die Hausverwaltung als Ansprechpartner für alle organisatorischen, technischen und juristischen Belange fungieren, die im Zusammenhang mit der Wohnungseigentümergemeinschaft entstehen. Die Mitarbeiter der Hausverwaltung kümmern sich um Mietverträge, Finanzangelegenheiten und beauftragen externe Dienstleister für Reparaturen, Versorgungsanschlüsse und Gartenpflege. Darüber hinaus organisieren sie oft die jährliche Wohnungseigentümerversammlung, erstellen das verpflichtende Protokoll und übernehmen weitere administrativen Aufgaben.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Begriff „Verwalter“ nicht geschützt ist, wie Immobilien-Expertin Wagner erklärt. Jeder kann theoretisch in Deutschland eine Hausverwaltung gründen, sofern er eine Berufshaftpflichtversicherung und eine Gewerbeerlaubnis gemäß § 34c GewO vorweisen kann. Allerdings gibt es zertifizierte Weiterbildungen, wie die von der Internationalen Handelskammer (IHK) angebotenen, die in der Branche als offizielles Gütesiegel anerkannt sind und einen hohen Stellenwert haben. Dazu gehören Weiterbildungen wie die „Qualifizierte Immobilienverwaltung“ und der „Geprüfte Immobilienfachwirt“.

Entscheidende Faktoren bei der Wahl des Verwalters

Eigentümer sollten sicherstellen, dass der ausgewählte Verwalter über die erforderliche Qualifikation verfügt, da laut Wagner seit dem 1. Dezember 2023 gemäß dem WEG nur noch die Bestellung eines zertifizierten Hausverwalters den Standards ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Lediglich Immobilien mit weniger als neun Wohneinheiten sind von dieser Anforderung ausgenommen. Falls eine Eigentümergemeinschaft einen nicht zertifizierten Verwalter bestellt, haben einzelne Eigentümer das Recht, diesen Beschluss anzufechten und auf einen zertifizierten Verwalter zu bestehen.

Neben der fachlichen Kompetenz sollten Immobilienbesitzer bei der Auswahl einer Hausverwaltung weitere Kriterien berücksichtigen, wie Immobilien-Expertin Wagner empfiehlt. Dazu zählen die räumliche Nähe des Verwalters, um eine regelmäßige Überwachung und Inspektion des Objekts sicherzustellen, sowie eine gute Erreichbarkeit und eine professionelle Büroorganisation. Ein Anzeichen für einen guten Betrieb ist auch, wenn dieser auf gut verwaltete Referenzobjekte verweisen kann, gute Beziehungen zu örtlichen Handwerksbetrieben unterhält und Mitglied in anerkannten Berufsverbänden ist, wie zum Beispiel dem Bundesfachverband der Immobilienverwalter (BVI) und dem Verband der Immobilienverwalter in Deutschland (VDIV).

„Es kann sinnvoll sein, wenn man als Vermieter nicht vor Ort lebt und sich nicht um alle Belange selbst kümmern kann oder wenig Ahnung von der Materie hat.“

Kosten einer Hausverwaltung

Die Kosten für eine Hausverwaltung variieren in der Regel je nach Anzahl und Größe der betreuten Wohneinheiten. Bei vermieteten Objekten kann auch die Höhe der Kaltmiete als Grundlage für eine vereinbarte Pauschale dienen. Bei einer Verwaltung im Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) liegen die Kosten pro Einheit normalerweise zwischen 20 und 30 Euro pro Monat. Bei vermieteten Wohnungen kann dieser Betrag auf bis zu 40 Euro pro Einheit steigen. Angenommen, eine Immobilie hat zehn Wohneinheiten, würden die monatlichen Kosten für die Hausverwaltung somit zwischen 200 und 400 Euro liegen. Mit zunehmender Anzahl der verwalteten Wohneinheiten sinkt in der Regel die Pauschale pro Einheit. Es ist wichtig zu beachten, dass die Kosten für die Hausverwaltung von den Eigentümern getragen werden müssen und nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen.

Es kommt gelegentlich vor, dass die Erwartungen der Eigentümer nicht erfüllt werden. In solchen Fällen möchten Eigentümer möglicherweise einen Verwalter vorzeitig aus dem Vertrag entlassen, wenn dieser seinen Pflichten nicht angemessen nachkommt. Um dies umzusetzen, ist bei Eigentümergemeinschaften ein Mehrheitsbeschluss erforderlich.

Die Kündigung wird durch einen Vertreter oder eine Vertreterin der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) schriftlich erfolgen und muss den Kündigungsgrund angeben. Sofern keine schwerwiegende Pflichtverletzung des Verwalters vorliegt, die eine fristlose Kündigung rechtfertigt, gilt die vereinbarte Kündigungsfrist aus dem Vertrag. Es ist jedoch auch möglich, dass der Hausverwalter seinerseits den Vertrag vorzeitig kündigt, ohne eine Begründung angeben zu müssen.